Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) membutuhkan manajemen proses yang efisien untuk menjalankan operasional bisnisnya. Proses operasional mencangkup manajemen persediaan, pemesanan, pencatatan akuntansi, sumber daya manusia, hubungan pelanggan, dan manajemen rantai pasok. Tanpa menerapkan proses ini, pemilik UMKM akan kesulitan dalam memenuhi permintaan konsumen dan tidak dapat memaksimalkan rantai pasok. UMKM yang enggan menerapkan proses operasional ini akan menghadapi kesulitan yang besar dalam menjalankan bisnisnya dan akhirnya mungkin harus gulung tikar.
Kegagalan UMKM sering disebabkan oleh kurangnya upaya dalam mengelola operasi bisnis mereka. Kondisi ini dipicu oleh kerugian yang terus bertambah karena ketidakmampuan melihat riwayat penjualan, mengukur permintaan produk, dan mengelola waste dalam rantai pasok. Solusi untuk mengatasi risiko gulung tikar pada UMKM adalah dengan menerapkan system enterprise resource planning (ERP).
Enterprise resource planning (ERP) adalah sistem informasi yang digunakan untuk mengelola data dan proses bisnis dari berbagai departemen dan fungsi dalam suatu bisnis, baik perusahaan besar maupun UMKM. ERP merupakan bagian dari efficient resource planning. Sistem ini membantu perusahaan mengatasi masalah yang timbul akibat ketidakintegrasian data dan proses bisnis. Dengan ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan data dan proses bisnis mereka, memudahkan pengambilan keputusan, dan meningkatkan efisiensi bisnis. Komponen utama dari sistem ERP mencangkup pemasaran, pembelian, produksi, keuangan, dan sumber daya manusia. Setiap komponen memiliki fungsi dan proses bisnis yang unik untuk setiap perusahaan. Namun, bagaimana dengan UMKM? Apakah sistem ERP dapat diterapkan pada UMKM? Dan apa manfaat yang dapat diperoleh UMKM dari penerapan sistem ERP?
Meskipun sistem ERP kompleks untuk digunakan pada skala kecil seperti UMKM, namun kenyataannya sistem ERP dapat diimplementasikan pada UMKM. Sistem ERP yang dapat diterapkan pada UMKM mencangkup pencatatan persediaan barang, inventory (inventaris), penjualan produk, pembelian bahan baku, dan pencatatan dalam jurnal umum serta laporan keuangan lainnya. Dengan adanya sistem ERP di UMKM, para pelaku bisnis dapat dengan mudah menganalisis laporan penjualan dan status persediaan barang secara terintregasi, sistematis, dan real – time. Manfaat yang diperoleh UMKM yang menerapkan sistem ERP antara lain:
- Mempermudah dalam mengelola database
Dengan adanya database dalam sistem ERP, pelaku UMKM akan lebih mudah dalam mencatat data seperti penjualan dan pembelian produk. Pencatatan tidak lagi dilakukan secara manual di buku, melainkan menggunakan software sehingga memungkinkan menganalisis data dengan lebih mudah.
- Proses pencatatan akan secara otomatis terhubung dengan modul inventory (inventaris)
Karena sistem ERP adalah sistem yang terintegrasi, pencatatan penjualan produk kepada konsumen dan pembelian bahan baku dari supplier secara otomatis akan mempengaruhi jumlah inventory. Pelaku UMKM tidak perlu lagi repot memeriksa jumlah produk di inventory (inventaris).
- Efisiensi biaya operasional
Dengan adanya software ERP, tugas-tugas pelaku UMKM akan menjadi lebih mudah. Jika sebelumnya, kegiatan operasional membutuhkan banyak tenaga kerja untuk pencatatan, penggunaan software ERP dapat mengurangi pengeluaran biaya operasional. Pelaku UMKM tidak lagi perlu melakukan pemeriksaan stok barang secara manual.
- Meminimalkan kesalahan dalam laporan
Dikarenakan sistem ERP berfokus pada integrasi system, kesalahan human eror dalam pencatatan laporan keuangan, kas, dan laporan lainnya dapat diminimalkan. Melalui sistem ERP, pelaku UMKM dapat melihat laporan secara analitis dan real – time.
- Laporan keuangan, stok barang, dan penjualan yang dapat diakses secara online
Software ERP dapat menyimpan data secara cloud-based, memungkinkan pelaku UMKM untuk mengakses laporan menggunakan berbagai perangkat dengan koneksi internet. Selain itu, dengan adanya software ERP, pelaku bisnis dapat mempresentasikan perkembangan bisnis kepada investor.
- Keamanan penyimpanan data di Cloud
Dengan menggunakan sistem ERP, UMKM dapat menjamin keamanan data mereka. Meskipun dalam skala kecil, bisnis UMKM juga perlu menjaga keamanan data mereka agar bisa menjadi pondasi yang kokoh dalam merancang strategi bisnis. Sistem ERP berbasis cloud mampu menyediakan fitur penyimpanan data yang dapat diandalkan di dalam database.
Bagaimana UMKM di Indonesia bisa menerapkan ERP, sebuah sistem yang sangat menguntungkan bagi mereka? Namun, implementasi ERP pada UMKM di Indonesia masih terbatas karena kendala biaya. Dalam jangka panjang, biaya implementasi ERP cukup besar, sehingga masih dianggap sebagai tantangan bagi UMKM. Solusinya, UMKM dapat menerapkan ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka (custom), berbeda dengan perusahaan besar yang mungkin mampu menggunakan sistem ERP, bahkan SAP (system application and product in data processing), dalam versi lengkap dengan biaya yang lebih tinggu. Selain masalah biaya, kurangnya infrastruktur yang memadai dan keterbatasan sumber daya manusia yang terampil juga menjadi hambatan dalam menerapkan sistem ERP bagi UMKM.
Sebenarnya, sistem ERP untuk perusahaan terlihat lebih kompleks daripada yang digunakan untuk UMKM. Beberapa kegiatan yang dibutuhkan oleh bisnis meliputi manajemen karyawan, pengelolaan inventaris barang, stok barang, penjualan dan pembelian, jurnal umum, kas, dan laporan keuangan. Kegiatan-kegiatan ini bisa dikatakan sederhana. Sebagai gantinya, daripada UMKM membuat sistem ERP yang kompleks dengan menggunakan layanan dari perusahaan IT eksternal, lebih baik UMKM menggunakan layanan dari perusahaan yang khusus bergerak di bidang software ERP. Dengan bantuan mesin pencari seperti Google, UMKM dapat menemukan software ERP yang terjangkau dan sesuai dengan kebutuhan mereka. Ada banyak situs web yang menawarkan software ERP dengan harga yang terjangkau. Dengan harga yang bersaing, UMKM dapat memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Layanan dari perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pembuatan sistem ERP masih terjangkau bagi UMKM, berbeda dengan software SAP yang digunakan oleh perusahaan besar dengan biaya yang sangat mahal. Dengan menggunakan software ERP ini, UMKM dapat menghemat biaya dan mengaksesnya dengan mudah, di mana pun mereka berada.
Saran dari penulis adalah agar pelaku UMKM mempertimbangkan untuk menerapkan sistem ERP karena dengan menerapkan sistem ERP, mereka dapat mengintegrasikan semua laporan secara otomatis menjadi satu entitas yang disimpan di cloud. Pelaku UMKM tidak perlu menginvestasikan dalam sistem ERP yang rumit. Pelaku UMKM dapat menyewa sistem ERP dari perusahaan penyedia layanan jasa yang menawarkan layanan tersebut.
(Dimas)
Sumber:
Hidayah, N. (2022). Pentingnya Penerapan Software ERP Bagi Pelaku Usaha UMKM. https://mekari.com/blog/penerapan-software-erp-umkm/
Kristian, A. D. (2023). Keuntungan dan Tujuan dari Penggunaan Sistem ERP Pada Perusahaan. https://www.prieds.com/post/keuntungan-dan-tujuan-dari-penggunaan-sistem-erp-pada-perusahaan Telkom. (2024). Bagaimana Peran ERP Guna Mendukung UMKM di Indonesia. telkomuniversity. https://it.telkomuniversity.ac.id/bagaimana-peran-erp-guna-mendukung-umkm-di-indonesia/#:~:text=bisnis jangka panjang.-,Manfaat ERP untuk UMKM Indonesia,serta laporan akuntansi yang lain.
